Il fut un temps où « spécialiste de l’information » impliquait « col blanc ». Mais nous sommes tous des travailleurs de l’information maintenant, donc nous avons tous besoin de savoirs numériques. Malheureusement, peu d’organisations semblent investir suffisamment dans ce domaine. On suppose que tout le monde sait utiliser des tableurs et des traitements de texte, alors qu’en pratique, les gens se débrouillent en n’utilisant que l’essentiel. Ils partagent encore des fichiers en pièces jointes à des courriels et révisent des documents en y insérant du texte rouge et des surlignages comme s’il s’agissait d’un morceau de papier.

Peu d’entreprises donneraient aux travailleurs manuels un nouvel outil pour couper ou mesurer et leur imposeraient de le comprendre. Nous devrions nous attendre à ce que notre lieu de travail numérique bénéficie du même niveau de soutien. Voici sept savoirs numériques dont chaque travailleur pourrait bénéficier :

Versionnage et co-édition

On a beaucoup écrit sur la collaboration sur CMSWire ! Mais pour beaucoup de gens d’affaires, cela se résume à Jeanne qui écrit quelque chose, puis Patrick, Bien Aimé et Chantal qui ajoutent, commentent, corrigent le même fichier.

La manière la plus efficace de procéder est d’avoir une seule copie du document, avec un système qui enregistre automatiquement des instantanés de sorte que si Bien Aimé en supprime la moitié par erreur, vous pouvez revenir à une version antérieure. Cela fonctionne mieux lorsque tout le monde peut travailler sur le document en même temps (co-édition), de sorte que personne ne reçoive l’avertissement « Document verrouillé par Chantal ».

Les réviseurs doivent utiliser un outil de commentaire, afin que les commentaires ne fassent pas partie intégrante du texte, et les modifications doivent être suivies afin que les autres puissent voir quelles sections ont été modifiées.

Ce n’est pas difficile, mais si Patrick décide de prendre sa propre copie, de faire un tas de modifications et de l’envoyer par e-mail, vous obtenez des versions dérivées, des commentaires déconnectés, Jeanne aura, sans doute, mal à la tête.

Intelligence émotionnelle numérique

De nombreuses personnes travaillent à distance au moins une partie du temps (certains disent même jusqu’à 70 %). Cela signifie que nous ne pouvons plus vérifier le bien-être de nos collègues simplement en regardant à travers le bureau pour voir comment ils vont. L’isolement, l’épuisement professionnel et le désengagement deviennent des risques plus importants.

Les collègues doivent apprendre à détecter les indices d’une autre manière. Par exemple, savoir quand un message dactylographié à la va-vite est le mieux répondu par un appel vidéo. Sur les applications de messagerie telles que Slack et Teams, il peut aussi s’agir de préserver de petits rituels : dire bonjour ou ouvrir un chat vocal pour une pause café virtuelle.

Certains travailleurs à domicile vont même jusqu’à garder un appel d’équipe ouvert toute la journée, comme les personnes dans des relations à distance qui regardent la télévision de façon synchronisée sur Skype. Maintenant que les appels VOIP à coût zéro sont faciles, il peut être utilisé comme canal d’ambiance si les participants sont d’accord.

Comment partager en toute sécurité ?

Le partage de fichiers non sécurisé expose les entreprises à des risques de fuite de données et de non-respect de réglementations. Malheureusement, tout le monde ne sait pas comment s’y prendre, ce qui conduit à une utilisation abusive de comptes de consommateurs tels que Dropbox ou WeTransfer pour faire le travail. Tous les outils de partage de fichiers de niveau professionnel tels que OneDrive for Business, G-Suite Google Drive et Dropbox Professional disposent d’outils permettant de personnaliser les liens de partage, par exemple avec un accès en lecture seule ou des domaines restreints.

À l’inverse, certaines personnes ne veulent pas du tout utiliser des outils tels que SharePoint, car elles ont peur que tous leurs fichiers soient vus. SharePoint ne rend pas les choses faciles, mais il vaut la peine d’apprendre à vérifier qui y a accès pour être rassuré.

Comment structurer la lecture en ligne ?

Nous pouvons tous nous aider mutuellement à être plus efficaces en mettant les points principaux en premier lorsque nous écrivons.Découvrez ce savoir numérique intéressant.

Vous savez, le long courrier électronique qui laisse la question à la toute fin ? La page intranet qui remplit l’écran de bêtises « à propos de nous », en mettant hors de vue les liens et les modèles dont tout le monde a vraiment besoin ? La plupart d’entre nous ont appris à écrire à l’école ou au collège, en suivant le modèle académique qui construit tous les arguments et fait passer la conclusion en dernier.

Dans le monde des affaires, nous avons besoin de la conclusion d’abord, puis d’un contexte, et enfin des détails. C’est ce qu’on appelle la pyramide inversée, et cela s’applique particulièrement à l’ère de la lecture sur écran mobile.

Comment rechercher et vérifier le contenu ?

De nombreux salariés se plaignent que leur recherche d’entreprise ne fonctionne pas, mais ils ont souvent besoin de rafraîchir leurs compétences en matière de recherche. La recherche par facettes, en particulier, permet d’affiner les grands ensembles de résultats en petits ensembles. Contrairement à la recherche sur le web, la recherche d’entreprise porte souvent sur des ensembles de données dont les termes se recoupent largement. Si votre entreprise fabrique du fromage, toute recherche utilisant les « chiffres de vente du fromage » donnera de nombreux résultats. Vous devez utiliser la recherche par facettes pour affiner les résultats en fonction, par exemple, de la date, du lieu et du type de fichier pour récupérer une feuille de calcul récente des ventes en France.

Une deuxième compétence de recherche est la capacité à évaluer de manière significative si un résultat de recherche est fiable. L’équivalent de repérer de fausses nouvelles sur Internet est de reconnaître qu’une politique partagée sur Yammer n’est pas aussi fiable qu’une politique dans le système de gestion des documents des RH.

Une fois que les gens ont compris cela, ils sont plus susceptibles d’utiliser de bonnes habitudes en matière de métadonnées lorsqu’ils partagent également leur propre contenu.

Analyse des données

Les employés sont actuellement encouragé à s’inscrire à une formation pour acquérir des compétences en sciences des données. L’entreprise reconnaît que les affaires sont de plus en plus axées sur les données, mais cela n’a de valeur que si le personnel est équipé pour interpréter correctement les résultats et agir en conséquence.

Le marketing, les ressources humaines, les communications, la fabrication et les installations vont tous changer à mesure qu’il deviendra possible de prendre des décisions plus fondées sur des données probantes. Cependant, nous savons combien il est facile de créer des tableaux de bord et des indicateurs de performance clés qui submergent les gens. Sans les compétences adéquates, les gens reviendront à leur intuition ou, avec le temps, accepteront des recommandations basées sur l’IA sans vérifier si elles ont vraiment un sens.

Développement des citoyens

Le développement citoyen consiste à ce que tout employé puisse créer des applications. Cela ne nécessite plus de compétences en programmation, mais simplement une approche logique pour résoudre un problème. Mieux encore, parce que les citoyens-développeurs comprennent profondément le problème à résoudre, il leur est facile d’itérer et d’affiner rapidement la solution.