Les Français sont les champions du monde des vacances estivales. Beaucoup d’entre nous pensent déjà aux vacances à peine rentrés. Selon une étude, plus de 70 % des actifs aimeraient pouvoir partir davantage à un autre moment qu’en été, notamment en septembre, période durant laquelle les destinations balnéaires proposent des prix plus attractifs et sont moins fréquentées. Selon le ministère du Travail, les Français ont 33 jours de vacances et RTT en moyenne, et sans surprise, ils n’en gâchent aucun.

Face à ces fortes demandes en été, il est important qu’une entreprise sache gérer les demandes de congés pour pallier le manque d’effectif et répondre aux besoins de l’activité. Une mauvaise gestion des demandes de congés pourrait conduire au mécontentement des employés. Il s’ensuit que vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour conserver une bonne équipe, ce qui inclut une gestion efficace des demandes de congés. Découvrez comment vous devrez vous y prendre.

Mettre en place une politique de congé

gestion des congés des équipes

Tout le monde devrait être sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les demandes de congés de l’équipe. La mise en place d’une politique de congé vous permet d’anticiper les demandes et de mieux les gérer. Cette politique devrait inclure les responsabilités, les obligations et les droits de votre équipe en matière de demandes de congés. Elle doit comprendre une description étape par étape des demandes de congés et du processus d’approbation. La structure de votre politique en matière de congés dépendra de votre entreprise.

Quel que soit le type de politique de congé que vous créez, les éléments suivants doivent être inclus dans votre procédure :

  • Description des personnes ayant droit aux congés annuels.
  • Le nombre de congés auxquels les employés ont droit.
  • Le nombre de jours de congé qui peuvent être reportés.

Une fois que vous avez créé votre politique de congé, elle doit être communiquée à vos employés lorsqu’ils commencent à travailler. Pour éviter toute confusion et tout doute, assurez-vous de disposer d’un moyen de savoir quand les employés ont lu votre politique de congé.

Disposer d’un système de congés officiel

L’utilisation de feuilles de calcul Excel et d’autres systèmes manuels pour gérer les demandes de congés de votre équipe entraînera une certaine confusion et vous exposera à des accusations d’injustice. L’une des principales plaintes des employés est que les employeurs font preuve de favoritisme à l’égard de certains membres de l’équipe. L’utilisation d’un outil automatisé pour réguler les demandes de congés peut mettre en évidence des disparités dans l’attribution des vacances.

Un système automatisé tel qu’un logiciel RH peut être utilisé pour assurer la rotation des employés, ce qui évitera le ressentiment qui pourrait en résulter si les mêmes personnes se chargent de la validation de leurs congés. Vous aurez moins de chances de recevoir des plaintes et de créer des frustrations s’il existe un système de rotation qui attribue les congés de manière équitable.

Il est probable que la plupart des membres de votre équipe souhaitent prendre des congés pendant les vacances scolaires. Le principe du premier arrivé, premier servi, peut être un moyen simple de gérer les demandes de congés de votre équipe, mais cela pourrait finir par provoquer des incohérences qui favoriseraient les employés qui connaissent leurs projets à l’avance, d’où l’intérêt d’un système de rotation efficace.

En outre, lorsqu’il s’agit d’encadrer les salariés et collaborateurs, les avantages d’un logiciel RH ne se limitent pas à une gestion efficace des congés. En effet, cet outil permet également d’analyser les évolutions et les compétences des employés. Il centralise également tous les dossiers relatifs au personnel.

Pour réussir la rotation des employés, vous aurez besoin d’un système de suivi des demandes. Votre logiciel de gestion de congés doit comporter des fonctionnalités permettant de suivre les éléments suivants :

  • la date de dépôt de la demande de congé.
  • le motif de la demande.
  • la date d’approbation du congé.
  • les raisons du refus de la demande de congé.
  • les dates des vacances.
  • le solde de congés restants.

Votre logiciel devrait être capable de fournir des rapports sur l’historique des congés de chaque membre de votre équipe.

Fixer des délais pour les demandes de vacances

Pour éviter une avalanche de demandes, donnez à votre équipe une date limite pour demander des congés. Cette approche vous aidera également à prévoir les périodes de pointe dans votre entreprise. Donnez-vous suffisamment de temps pour examiner les demandes de congés de vos équipes afin de pouvoir résoudre les éventuels conflits. La date limite de dépôt des demandes doit être incluse dans votre politique de congés afin que tous les employés sachent ce que l’on attend d’eux.

En plus de fixer une date limite pour les demandes de vacances, vous devriez également envisager d’imposer un délai pour l’acceptation des demandes. Cela permettra d’éviter que les employés réservent leurs jours de vacances trop longtemps à l’avance. L’approbation des demandes de congé pour l’année suivante désavantagera les autres membres de l’équipe. En permettant à votre équipe de réserver des vacances trop tôt, il sera difficile de programmer les congés des nouveaux employés qui seront lésés.

Proposer des primes

Il n’est pas toujours possible d’approuver toutes les demandes de congés de vos équipes pendant les périodes de forte affluence comme les vacances estivales. Proposez des primes pour encourager vos employés à travailler pendant les vacances et les autres périodes de pointe. Ces mesures incitatives pourraient être :

  • des congés supplémentaires lorsque les affaires sont plus lentes ;
  • une rémunération supplémentaire ;
  • des horaires préférentiels ;
  • des coupons ou cartes-cadeaux.

Avant le début de la saison chargée, rappelez à votre équipe que vous souhaitez qu’elle prenne des congés avant ou après les périodes de pointe. Faites-leur comprendre l’importance de prendre des congés pour se ressourcer. Ce rappel vous aidera à gérer efficacement la demande de congés de vos équipes, car elles verront que vous vous souciez de leur bien-être.