Comment supprimer des milliers d’éléments d’une boîte aux lettres

Le besoin d’une boîte aux lettres bien propre

 

« Comment puis-je supprimer instantanément tout un tas d’emails dans une boîte aux lettres partagée en utilisant le navigateur de courrier en ligne ? »

Il est assez fréquent de constater qu’un nettoyage est nécessaire pour les boîtes aux lettres partagées. Il pourrait être possible de faire le travail manuellement en sélectionnant et en supprimant les messages, ou en utilisant l’option de nettoyage de la boîte aux lettres d’OWA, mais les deux options peuvent prendre beaucoup de temps à s’exécuter et déplacer les éléments dans le dossier “Éléments supprimés”. Vous pourriez vouloir supprimer les éléments de façon permanente.

 

Options de nettoyage

 

Les options OWA sont gérées par l’utilisateur et peuvent être appliquées à toute boîte aux lettres à laquelle un utilisateur a accès. Les autres options disponibles sont des actions administratives. Supposons que vous souhaitiez nettoyer une boîte aux lettres dont le dossier “Boîte de réception” contient 100 000 éléments. Ce chiffre est bien inférieur à la limite de 1 million d’éléments fixée pour les dossiers Exchange Online, mais cela représente tout de même un grand nombre de données à traiter. Voici trois actions évidentes qui peuvent être prises:

 

Utiliser le cmdlet Search-Mailbox 

Pour supprimer les éléments de la boîte aux lettres. L’avantage est que Search-Mailbox peut supprimer les éléments de façon permanente. L’inconvénient est que Search-Mailbox ne renvoie que 10 000 éléments à la fois, donc il ne peut supprimer que 10 000 éléments. Dix recherches sont nécessaires pour supprimer nos 100 000 éléments.

 

Appliquer une politique de rétention de la boîte aux lettres Exchange au dossier Inbox

Pour supprimer tous les éléments après qu’ils ont « x » jours (disons 7). L’avantage est que l’assistant de gestion de dossiers effectue son traitement en arrière-plan et peut supprimer des éléments de façon permanente. L’inconvénient est que l’Assistant Dossiers Gérés pourrait ne pas traiter la boîte aux lettres avant sept jours (le cycle de travail utilisé dans Exchange Online) et vous devrez attendre qu’il ait terminé pour voir les résultats de son travail.

 

Créer une nouvelle boîte aux lettres

L’objectif est de la basculer pour remplacer l’ancienne boîte aux lettres. L’avantage est que vous obtenez une boîte aux lettres propre immédiatement, ce qui est ce que vous voulez. L’inconvénient est que vous devrez peut-être récupérer des éléments de l’ancienne boîte aux lettres avant qu’elle ne soit mise au rebut. Comme on me l’a fait remarquer, assurez-vous que la nouvelle boîte aux lettres a le LegacyExchangeDN de l’ancienne boîte aux lettres comme adresse X.500 proxy afin que les messages envoyés à la boîte aux lettres en utilisant des adresses stockées dans les caches d’adresses automatiques des utilisateurs ne soient pas NDR.

 

Les autres méthodes disponibles comprennent la création d’un certain code Exchange Web Services (EWS) pour supprimer les éléments ou l’exécution d’une recherche de contenu Office 365 pour trouver les éléments, puis les supprimer. Il y a deux choses à retenir concernant l’utilisation d’une recherche de contenu pour supprimer des éléments :

  • les actions prises en charge par les recherches de contenu ne comprennent que les suppressions indirectes ;
  • une recherche de contenu ne peut supprimer que 10 éléments à la fois.

 

Le meilleur choix

 

Si vous avez besoin d’une boîte aux lettres propre aussi rapidement que possible, l’approche de la nouvelle boîte aux lettres pourrait être la meilleure. Si vous souhaitez uniquement conserver la boîte aux lettres existante, mais que vous avez besoin d’un nettoyage aussi rapide que possible, l’approche Search-Mailbox est probablement la meilleure (en supposant que votre compte dispose des autorisations nécessaires).

Globalement, si vous voulez imposer un contrôle sur une boîte aux lettres qui a tendance à enfler en termes de messages, utilisez les politiques de rétention pour maintenir un plafond sur ce qui est stocké. Parce qu’elle peut appliquer des politiques à des dossiers spécifiques, une politique de rétention de boîte aux lettres Exchange est plus précise qu’une politique de rétention d’Office 365.

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