Indissociable de l’aspect administratif des activités d’une entreprise, la facturation peut être chronophage, mais elle est incontournable. Heureusement, la nouvelle technologie a fait apparaître divers logiciels favorisant la facturation automatique. Les entreprises ayant opté pour ce mode de travail ont trouvé de nombreux bénéfices sur tout le plan. L’important est de choisir le logiciel de facturation adapté à vos activités pour développer votre entreprise. Ici, tous les avantages de la facturation automatique.
Qu’est-ce que la facturation automatique ?
La facturation automatique est le traitement électronique des factures par un logiciel de comptabilité empêchant les paiements non autorisés. Elle se fait uniquement avec un logiciel adapté (kwixéo, …) pour assurer le suivi des activités et des flux financiers d’une entreprise. Programmez l’envoi automatique des factures à vos clients. Cela vous permet de profiter d’un gain de temps considérable pour s’occuper des tâches ayant plus de valeur ajoutée.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation automatique ?
Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation automatique
Un logiciel de facturation automatique efficace doit fournir aux utilisateurs plusieurs fonctionnalités. Effectivement, un tel logiciel doit leur permettre :
- de créer et d’envoyer en quelques secondes des factures professionnelles ;
- de créer différents types de factures : devis, factures de vente, factures électroniques (e-factures), factures d’acomptes, rappels de paiement, etc. ;
- de faciliter la facturation (100 % gratuit) ;
- de se conformer aux critères obligatoires de la loi anti-fraude ;
- de gérer simultanément les factures et la comptabilité ;
- d’avoir une vision de la situation de leur entreprise (marges, échéanciers, …) : un véritable bilan comptable ;
- de programmer l’envoi automatique des factures aux clients, etc.
Les étapes d’une facturation automatique
Un logiciel de facturation doit vous permettre d’envoyer tout type de factures à vos clients. Pour cela, vous devez constater les étapes suivantes :
- générez vos factures en remplissant le volet proposé par le logiciel selon la facture à créer pour une configuration rapide (pour chaque client, un modèle unique de facture) ;
- envoyez un lien professionnel (ou bancaire) automatiquement pour faciliter le paiement direct, en un seul clic ;
- le client est informé de l’arrivée de la facture et procède au paiement ;
- à chaque paiement effectué, votre client recevra automatiquement une facture.
Les avantages de la facturation automatique
Grâce à un module de gestion des factures, la facturation automatique offre beaucoup d’intérêts aux utilisateurs, car elle leur garantit :
- l’optimisation des tâches administratives : gestion des documents et des archivages plus efficaces ;
- la limitation du nombre d’erreurs (économie du coût associé aux erreurs) ;
- un rapide traitement des données comptables ;
- un gain de temps inestimable : les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte plus-value ;
- la réduction de la consommation de papier : augmentation de la rentabilité des investissements par élimination du papier ;
- une sécurité et une sérénité complémentaire dans le processus : impossibilité de changement des données, envoi de facture ou du non-paiement au bon moment, limite des risques de fraude… ;
- la possibilité d’intégration d’un module paiement pour gérer les rentrées d’argent (un levier d’innovation), etc.
Ainsi, les avantages concrets des entreprises avec la facturation automatique sont la visibilité, la sérénité, la sécurité et la valeur ajoutée.