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Dans un monde professionnel de plus en plus numérisé, la gestion des documents liés aux ressources humaines représente un défi majeur pour les entreprises TPE et PME. Les tâches administratives fastidieuses, les processus papier, les documents dispersés et les tâches chronophages entravent la productivité des équipes RH et alourdissent la charge de travail des responsables RH. C’est là qu’intervient MyPeopleDoc, une solution Saas de gestion administrative RH qui transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs processus RH. Avec MyPeopleDoc, la dématérialisation des documents devient réalité, simplifiant les tâches administratives et permettant à la professionnelle RH de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

 

Qu’est-ce que Mypeopledoc 

 

MyPeopleDoc est une plateforme numérique de gestion des ressources humaines (RH) qui vise à simplifier et à optimiser les processus administratifs liés aux employés au sein d’une entreprise. Elle propose une solution complète pour la gestion des documents, des informations et des flux de travail liés à la RH. Elle est fondée sur le cloud, procurant des fonctionnalités telles que le stockage, le partage, la signature électronique et l’automatisation des processus. Il souhaite à :

  • simplifier la gestion des documents RH ;
  • améliorer l’efficacité opérationnelle ;
  • réduire les tâches administratives manuelles ;
  • libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
  • réduire la paperasserie, etc.

Grâce à son système d’information RH (SIRH) complet, MyPeopleDoc suscite un portail RH collaboratif qui centralise tous les documents et les informations relatives aux collaborateurs. Des fiches de paie aux notes de frais en passant par les demandes d’absences, les contrats de travail, les congés, les attestations, tout est stocké et accessible en ligne, simplifiant ainsi la recherche, l’archivage et la consultation.

MyPeopleDoc propose une interface conviviale avec des fonctionnalités de gestion des flux de travail, facilitant la création, la validation et la circulation électronique des documents et des demandes. Cela sert à automatiser les processus, à réduire les délais et à simplifier les interactions entre les employés, les managers et les services RH.

 

Que propose Mypeopledoc 

MyPeopleDoc propose plusieurs fonctionnalités et services pour optimiser la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise, dont :

  • gestion dématérialisée des documents ;
  • workflow numérique ;
  • libre-service pour les employés ;
  • archivage sécurisé des documents ;
  • intégration avec d’autres systèmes RH ;
  • service client et support, etc.

Comment fonctionne Mypeopledoc 

En plus de la gestion documentaire, MyPeopleDoc propose une gamme complète de fonctionnalités RH. La solution accepte la gestion des talents, la planification du personnel, la gestion des compétences, la gestion des absences et bien d’autres encore. Des tableaux de bord et des outils d’analyse fournissent une vision globale des données RH, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques. Voici comment fonctionne MyPeopleDoc par rapport à ses différentes fonctionnalités :

  • stockage de documents : il stocke de manière sécurisée les documents RH dans un espace en ligne dédié ;
  • partage de documents : cela facilite la collaboration et l’échange d’informations entre les différentes parties ;
  • signature de documents à partir de la plateforme : il garantit la possibilité de signer électroniquement des documents directement sur la plateforme ;
  • téléchargement et impression de documents : les utilisateurs téléchargent et impriment les documents dont ils ont besoin ;
  • les différences entre un envoi par e-mail et un envoi sur mypeopledoc : l’envoi par e-mail consiste à envoyer un document par courrier électronique à une ou plusieurs personnes spécifiques. En revanche, l’envoi sur MyPeopleDoc implique le téléchargement du document sur la plateforme, où les utilisateurs autorisés accèdent en se connectant à leurs comptes. L’envoi sur MyPeopleDoc propose un stockage centralisé, une gestion plus précise des autorisations d’accès et une traçabilité des actions effectuées sur les documents, etc.

La connexion à Mypeopledoc 

 

La sécurité est une préoccupation majeure pour MyPeopleDoc. Les données sont sécurisées grâce à des protocoles de chiffrement avancés, des droits d’accès personnalisables et une conformité aux normes en vigueur, telle que la norme NF. Les données sensibles sont protégées et les obligations légales sont respectées. Pour vous connecter à MyPeopleDoc, suivez les étapes ci-dessous :

  • allez sur la page de connexion ;
  • sur la page de connexion, fournissez vos identifiants de connexion (nom d’utilisateur, adresse e-mail) ;
  • entrez votre mot de passe ;
  • si, activée, vous êtes invité à saisir un deuxième élément d’identification pour la double authentification (2 F A) ;
  • une fois que vous avez fourni les informations d’identification requises, clique sur le bouton de connexion ou appuie sur la touche Entrée pour vous connecter à votre compte MyPeopleDoc.

Vous serez redirigé vers votre tableau de bord ou votre espace personnel sur MyPeopleDoc, où vous accéderez aux fonctionnalités et aux documents disponibles pour votre compte.

 

La double authentification

La double authentification, également connue sous le nom d’authentification à deux facteurs (2FA), est une fonctionnalité de sécurité qui renforce l’accès à MyPeopleDoc en demandant à l’utilisateur de fournir deux éléments d’identification distincts. 

 

Comment activer la double authentification ?

Voici comment activer la double authentification sur MyPeopleDoc :

  • connectez-vous à votre compte MyPeopleDoc avec vos identifiants habituels ;
  • accédez aux paramètres de votre compte ou à la section de sécurité. Ces options varient en fonction de l’interface spécifique de MyPeopleDoc, mais vous devriez trouver les paramètres de sécurité dans votre profil ou dans un menu dédié ;
  • recherchez l’option « Double authentification » ou « Authentification à deux facteurs ». Cliquez dessus pour accéder aux réglages de la double authentification ;
  • choisissez la méthode de double authentification que vous souhaitez utiliser. MyPeopleDoc propose généralement différentes options telles que l’authentification par application mobile, l’envoi de codes par SMS ou l’utilisation de clés de sécurité matérielle ;
  • suivez les instructions spécifiques pour activer la double authentification avec la méthode choisie. Par exemple, si vous choisissez l’authentification par application mobile, vous aurez à télécharger une application d’authentification sur votre téléphone, puis à scanner un code QR fourni par MyPeopleDoc pour lier votre compte à l’application ;
  • quand vous avez configuré la double authentification, vous devrez fournir votre identifiant et votre mot de passe, et un second élément d’identification tel qu’un code généré par l’application mobile ou reçu par SMS, etc.

Le système de protection d’un compte Mypeopledoc 

 

Le système de protection d’un compte MyPeopleDoc repose sur plusieurs mesures de sécurité pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données, notamment :

  • identifiants de connexion sécurisés : mypeopledoc exige l’utilisation d’identifiants de connexion uniques, tels qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe. Il est recommandé de choisir un mot de passe fort, composé d’une combinaison de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux, et de le garder confidentiel ;
  • chiffrement des données : la plateforme utilise des protocoles de chiffrement sécurisés pour protéger les données en transit et au repos ;
  • sécurité physique des serveurs : mypeopledoc s’engage à maintenir des mesures de sécurité physiques pour ses serveurs et centres de données. Ces installations sont généralement équipées de dispositifs de sécurité tels que des contrôles d’accès, des systèmes de détection d’intrusion et des sauvegardes régulières des données ;
  • gestion des accès et des autorisations : il procure des fonctionnalités servant à gérer les accès et les autorisations des utilisateurs ;
  • surveillance et détection des activités suspectes : il surveille en permanence les activités sur la plateforme à la recherche de comportements suspects ou d’activités non autorisées. En cas de détection d’une activité inhabituelle, des mesures de sécurité appropriées sont prises pour protéger les comptes et les données des utilisateurs, etc.

Une productivité grandement boostée grâce à Mypeopledoc 

 

Voici quelques avantages qui contribuent à une productivité accrue grâce à l’utilisation de MyPeopleDoc :

  • accès rapide et centralisé aux documents ;
  • automatisation des processus ;
  • collaboration efficace entre les employés, la responsable RH et les autres parties prenantes ;
  • réduction des tâches administratives ;
  • traçabilité et audibilité, etc.

Les points forts de Mypeopledoc 

 

Les points forts de Mypeopledoc sont les suivants :

  • centralisation des documents ;
  • stockage et sécurité des données ;
  • automatisation des processus RH ;
  • collaboration et partage de documents ;
  • signature électronique ;
  • notifications et rappels ;
  • reporting et analytique ;
  • service client et support, etc.

Mypeopledoc a-t-il des points faibles 

 

Bien que MyPeopleDoc soit une solution globalement solide pour la gestion des documents RH, il existe quelques points faibles potentiels, notamment :

  • dépendance à la connectivité Internet ;
  • adaptations aux besoins spécifiques de l’entreprise ;
  • courbe d’apprentissage initiale ;
  • possibilité de dépendre d’autres systèmes ;
  • limitations de personnalisation, etc.

Les questions les plus fréquentes concernant Mypeopledoc 

Voici quelques-unes des questions fréquemment posées sur MyPeopleDoc :

  • qu’est-ce que MyPeopleDoc et à quoi sert-il ? ;
  • comment puis-je accéder à MyPeopleDoc ? ;
  • comment puis-je envoyer des documents via MyPeopleDoc ? ;
  • comment fonctionne la signature électronique sur MyPeopleDoc ? ;
  • est-il possible de télécharger et d’imprimer des documents à partir de MyPeopleDoc ? ;
  • comment puis-je partager des documents avec d’autres utilisateurs sur MyPeopleDoc ? ;
  • comment puis-je rechercher des documents spécifiques sur MyPeopleDoc ? ;
  • comment puis-je récupérer un document supprimé par erreur sur MyPeopleDoc ? ;
  • quelle est la durée de conservation des documents sur MyPeopleDoc ? ;
  • comment puis-je modifier mes informations personnelles sur MyPeopleDoc ? ;
  • comment puis-je activer la double authentification sur MyPeopleDoc ? ;
  • est-ce que MyPeopleDoc est compatible avec les appareils mobiles ? ;
  • quels sont les niveaux de sécurité et de confidentialité mis en place par MyPeopleDoc ? ;
  • est-ce que MyPeopleDoc propose une intégration avec d’autres systèmes RH ? ;
  • comment contacter le support client de MyPeopleDoc en cas de problème ou de question ?

Notre avis sur Mypeopledoc

 

MyPeopleDoc contribue à une productivité accrue et à une meilleure gestion des ressources humaines. Il est bien plus qu’un simple logiciel RH. C’est une solution complète qui répond aux besoins de gestion administrative, de conformité, de sécurisation des documents et de simplification des processus RH. Libérez-vous des papiers, gagnez du temps et concentrez-vous sur le capital humain de votre entreprise avec MyPeopleDoc.

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