Aujourd’hui, l’extrait Kbis est considéré comme la pièce d’identité d’une société, lorsque celle-ci est enregistrée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce document atteste de la légitimité d’une entreprise à exercer son activité. Dans cet article, on vous explique comment fonctionne le document Kbis et quel est son rôle.
L’enregistrement au RCS, une obligation pour les entreprises
Une personne physique ou morale exerçant une activité professionnelle ou commerciale est dans l’obligation de la déclarer auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Elle obtient alors un document Kbis, considéré comme la carte d’identité d’une société. En plus d’avoir un rôle essentiel d’un point de vue juridique, l’extrait Kbis prouve que l’entreprise est bien immatriculée au RCS. Il peut être consulté dans le but de vérifier la structure financière d’une entreprise et fournit certaines informations essentielles relatives à l’entreprise :
- sa dénomination ;
- son capital ;
- sa situation ;
- l’adresse de son siège social ;
- les noms des dirigeants.
Il faut savoir que toute modification pouvant concerner le Kbis doit être déclarée sous un mois.
Les démarches relatives à l’immatriculation
Pour obtenir l’immatriculation de sa société, les démarches se font directement en ligne ou auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle dépend. La seule exception concerne l’Alsace et la Moselle, puisque la demande doit être réalisée auprès de la chambre du tribunal d’instance ou de grande instance. Certains documents seront à fournir, à l’exemple du numéro de SIREN. Il faut aussi savoir que cette procédure est payante. Le prix sera de 2,69 euros si le document est récupéré sur place et de 4,03 euros s’il est envoyé par courrier.
Le document Kbis, à quoi sert-il ?
Le document Kbis peut être demandé dans plusieurs situations et est donc obligatoire lorsqu’on souhaite lancer une activité. Il est généralement nécessaire dans le cadre de démarches administratives, commerciales ou judiciaires qui seraient relatives à l’entreprise en elle-même. Parmi les cas les plus courants, on retrouve :
- l’ouverture d’un compte bancaire professionnel.
- l’immatriculation d’un véhicule de fonction.
- la candidature à un appel d’offres.
- la constitution d’un dossier de financement.
L’extrait Kbis étant considéré comme une pièce d’identité, il pourra aussi être utile dans le cas d’un redressement judiciaire et permettra aux partenaires et fournisseurs d’une société d’en savoir plus sur sa santé, ces derniers pouvant le consulter. Dans la même optique, un public plus large peut accéder au Kbis d’une entreprise, sans pour autant avoir un lien direct avec elle.
Combien de temps un Kbis est-il valable ?
Si l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité, il doit dater de moins de trois dans le cadre de certaines démarches administratives. Il est donc généralement recommandé de l’actualiser tous les trimestres, notamment si des changements ont eu lieu au sein d’une entreprise. Cependant, attention, il ne faut pas pour autant jeter les anciens exemplaires. Ils sont considérés comme des preuves de la situation d’une société à un moment donné et pourront être utiles dans certaines situations.
Pour conclure
Enfin, il faut savoir que toute activité commerciale qui ne serait pas déclarée auprès du RCS serait alors considérée comme dissimulée. Dans ce cas, il sera alors impossible d’engager certaines démarches, à l’exemple des émissions de factures ou de l’achat d’un matériel spécifique. L’absence d’immatriculation est considérée comme un manquement à la loi et demeure passible de sanctions. Une amende pouvant aller jusqu’à 45 000 euros pour une personne physique et à 225 000 euros pour une personne morale. Il est aussi possible d’encourir une peine de trois ans d’emprisonnement. Enfin, une entreprise peut se voir privée de son droit d’inscription aux Tribunaux de Commerce, et ce, pour une durée de cinq ans.